宴会

会社の歓送迎会の参加率がアップするかも?
案内メールを作るコツ

3月、4月は会社の歓送迎会が多い時期です。上司、先輩に幹事を頼まれて大慌てという方も多いのではないでしょうか。歓送迎会の幹事になるとまずは出欠の確認を行わなくてはいけません。そこで大切になるのが案内メールの送り方です。できるだけたくさんの方に参加してもらうために、参加率がアップするコツを理解しておきましょう。

歓送迎会の案内メールを送るタイミング

歓送迎会へ出席するには、その日までに仕事の段取りを組んで当日早く帰れるように時間を空けておくことになります。部署によっては急な調整が難しい場合もあるので、歓送迎会を開催することが決まったらできるだけ早く案内メールを送りましょう。

目安としては歓送迎会の2週間前までにメールを送りましょう。参加者に対しては、開催日の2日くらい前にリマインドを兼ねて再度案内のメールを送れば、歓送迎会の開催日であることを当日忘れて不参加となることを防げます。

参加率をアップさせるための案内メールのコツ

歓送迎会を企画する場合、幹事としてはできるだけ多くの方に参加してもらいたいものです。案内メールを工夫すれば参加率がアップするかもしれません。そのコツを具体的にチェックしましょう。

件名を工夫する

メールの件名は「平成○○年度 歓送迎会のご案内」などのように、ひと目で内容がイメージできる分かりやすいものにしましょう。インパクトを持たせつつ、失礼にあたらない程度のユニークなタイトルをつける方法もあります。

本文は分かりやすくシンプルに

本文はできるだけシンプルにまとめると分かりやすいでしょう。「宛名」、「メールの内容」、「返信期日」、「幹事名」の4つは必ず入れるようにします。適宜改行を入れて誰もが見やすいスタイルに仕上げるのもポイントです。

日時、場所、会費は間違いのないように際立たせる

案内メールを送る前に送別会の日時、場所、会費に間違いがないかを確認しましょう。そして本文の中でも重要な部分なので、太字にする、字の大きさを変えるといった方法で際立たせると良いでしょう。

歓送迎会の案内メールの例文

実際に案内メールを送る際の例文を詳しくチェックしましょう。

同期や後輩に送る場合

【件名】平成○○年度 歓送迎会のご案内
【本文】
◯◯課各位

お疲れ様です。○○です。
今年も○○人の新入社員が我が課に加わりました。
つきましては、新入社員の入社を祝って下記の通りに歓迎会を開催いたします。
おいしい料理とお酒をいただきながら社員同士の親睦を深めていきたいと思います。
————————————————————–
・日時……○月○日(◯曜日) ○時~
・場所……居酒屋◯◯
※住所:東京都◯◯区◯◯
※お店のURL: http://www.xxxx.co.jp/

・会費……○○円
・出欠ご回答締切……○月○日まで
※こちらのメールにご返信ください。
————————————————————–
たくさんのご参加お待ちしています。

歓送迎会幹事  ○○○(幹事の氏名)

上司宛てに送る場合

【件名】平成○○年度 送別会のご案内
【本文】
◯◯課各位
お疲れさまです。◯◯課の○○です。
このたび、◯◯課の○○○○さんが△△へ異動されることになりました。
つきましては、新天地でのご活躍とご健勝を祈る気持ちを込めまして下記のとおり送別会を開催する運びとなりました。
————————————————————–
・日時……○月○日(◯曜日) ○時~
・場所……居酒屋◯◯
※住所:東京都◯◯区◯◯
※お店のURL: http://www.xxxx. co.jp/

・会費……○○円
・出欠ご回答締切……○月○日まで
※こちらのメールにご返信ください。
————————————————————–
ご多忙のこととは存じますがぜひご参加ください。

送別会幹事  ○○○(幹事の氏名)

案内メール以外で参加率を上げる方法は?

案内メールを送った後、さらに歓送迎会、飲み会の参加率を上げる方法として、直接話しかけて参加を呼びかける方法があります。その際は一人で呼びかけるのではなく同期、後輩などに協力してもらうのも良いでしょう。

プラザエフでは、会議はもちろん宴会場としてもご利用いただけます。会社で歓送迎会を行う際は、プラザエフまでお気軽にご相談ください。