宴会

どこを重視する?
県人会の会場選びのポイント

県人会とは、故郷から離れて暮らす方々が、同じ都道府県出身者を集めて構成している団体です。同郷同士の交流を目的としているため、親睦会、総会などを定期的に開催するのが一般的です。県人会に長く在籍していると、こうした集まりの幹事を頼まれることがあるかもしれません。目的に応じた会場選びのポイントを押さえましょう。

県人会で集まる際の会場選びのポイント

県人会で親睦会、総会などを行う場合は以下のポイントを意識して会場を選ぶようにしましょう。

会場はどこにするか

県人会の会場には目的に合った場所を選びましょう。一般的な会場としては主に以下の3つが挙げられます。

・レストラン

レストランを会場にするメリットは、手の込んだ料理が食べられるということ。出身地の郷土料理を扱うレストランにすれば参加者に喜ばれるでしょう。ただし参加人数が多い場合は、希望日時での座席の確保が難しい、貸し切りの相談が必要だといったこともあるでしょう。

・ホテル

人数が多い場合はホテルの宴会場を利用するという方法もあります。料理の提供が可能なだけでなく一般的な宴会で使用するマイク、音響機器などがそろっています。ただし、コストはほかと比べて高くなる傾向があります。

・貸し会場

貸し会場を利用するメリットは、人数、予算に応じて会場の大きさを細かく選べるという点でしょう。パーティー用の飲食物を用意してもらえる会場もあります。 進行や演出時に役立つプロジェクター、スクリーン、マイク、音響機器など機材の貸出相談も可能です。

人数、用途にあった大きさか

県人会で行うイベントによっては余興を行うことがあり、その場合はステージ、音響機器などが必要になります。人数、用途に応じて適切な会場を選びましょう。

利便性が良いか

県人会の会員は年配者が多い傾向にあるため、会場は最寄り駅から近く、分かりやすい場所にあることが理想的です。また場合によっては遠方から新幹線、飛行機を利用する方がいる場合もあるため、東京駅、新宿駅、羽田空港からアクセスしやすい場所にあることが大切です。

バリアフリーの環境か

参加者の中に車椅子の方、年配の方が多くいる場合は会場までの動線に気を配ることが大切です。駅から会場までの道に階段、段差が多くないか、エレベーターが設置されているか、会場内に車椅子のまま参加できるスペースがあるか、バリアフリー対応のトイレはあるかなどを確認しましょう。

予算に合った会場か

会場によっては希望する内容を全て満たすと予算オーバーになってしまうことがあります。事前に概算の見積もりをとり、予算に合った会場を選びましょう。

招待するゲストの控室があるか

県人会の集まりでは、同郷の著名人などをゲストに迎えることがあります。その際はゲストの控室が必要になるため会場側に控室の有無を確認しましょう。

会場を予約する際に確認すべきこと

会場を予約する際は以下のポイントを確認しましょう。

持ち込みが可能か

郷土の特産品のお酒、食材などの持ち込みが可能か、持ち込める場合は事前に荷物を会場へ預けられるかも確認しましょう。参加者同士お土産として交換するだけなのか、調理をするのかによっても会場側の決まりは異なります。

予定している余興ができるか

当日に余興を行う場合は必要な機器がそろっているかを確認しましょう。ピアノ、カラオケをする場合は、会場に用意があるか、音出し可能な会場かを事前に確認しましょう。その他楽器は持ち込みが可能かも確認します。

会場の形式を事前に相談する

立食形式、着席形式など会場のレイアウトに応じて必要な大きさが変わります。会場と打ち合わせをする前に、幹事同士で細かな部分まで決定することが大切です。

できれば事前に会場の下見をする

当日までに会場の下見をするのが理想的です。その際は、必ず会場へ事前に連絡をして下見のためにアポイントを取りましょう。下見をしたい会場が使用中である、担当者が接客中であるなど、突然の訪問には会場側が対応できない場合があります。

プラザエフは四ツ谷駅前にあり、新宿駅、東京駅から約10分と好アクセスで、有料で持ち込み食材の調理も承っております。県人会をご検討の際は、ぜひお気軽にご相談ください。