宴会

確認漏れはない? 同窓会の会場選びで確認すべき9のポイント

同窓会の会場選びにお困りの場合は、貸し会場を利用されてはいかがでしょうか。青春時代の懐かしい顔ぶれが久しぶりに集まる貴重な機会ですから、問題が起きず全員が楽しめるよう、会場選びにも力を入れなくてはいけません。同窓会を成功させるためにも貸し会場の魅力、利用の際に確認すべきポイントについて事前に理解しましょう。

同窓会の会場に宴会が可能な貸し会場をおすすめする理由

同窓会の会場というと、ホテル、宴会場、レストランなどを貸し切る方法がありますが、レンタルスペースなどの貸し会場もおすすめです。駅の近くなどアクセスの良い貸し会場を選ぶことで、土地勘のない方でも迷う心配がほとんどありません。

余興に必要な音響機器、設備もそろっているのが一般的であり、またメインの会場とは別に、着替えるため、余興で演奏する楽器を置くための控室を用意することも可能です。また、参加者の人数に応じて会場の規模を選べるなど、ニーズに合わせた会場選びができるのもおすすめのポイントです。

同窓会の会場選びのポイント

同窓会の会場を選ぶ際は以下のポイントを意識しましょう。

アクセスの良さを考える

広域から参加者が集まる同窓会では、アクセスの良さが大切なポイントになります。土地勘のない方でも分かりやすいように、最寄り駅から近い会場が理想的です。また飛行機、新幹線などを利用する遠方からの参加者を考慮して東京駅、新宿駅、羽田空港からアクセスしやすい会場を選ぶと良いでしょう。

設備環境を確認する

同窓会では懐かしい母校の校歌を歌うこともあります。マイク、スピーカー、プロジェクターが使えるか、余興に必要な機器がそろっているかなど設備環境を確認しましょう。大きな音を出して良いかも会場に確認します。

予算に合った会場を選ぶ

同窓会は会費制が選ばれる場合がほとんどです。参加者の年齢、同窓会の開催頻度(年に一回か、10周年かなど)などにより一人当たりの予算を決めましょう。予想参加人数から合計を出し、会場選びの際の指標とします。

十分な大きさかを確認する

参加者全員で集合写真が撮れる、代表者のスピーチができるなどのスペース確保も必要になってくるかもしれません。さまざまなシーンに対応できるように、会場は参加人数に対して余裕のある大きさを選ぶことが大切です。

希望するレイアウトに合った会場かを確認する

立食形式、着席形式など、レイアウトによって会場が異なります。希望する形式での実施に適した会場か確認しましょう。

持ち込みをしても良いかを確認する

貸し会場によっては飲食物の提供を行っていません。その場合は、飲食物の持ち込みが可能かを確認しましょう。

子供連れの方への対応

子供を連れての参加者がいる場合は子供用の椅子、メニューなどの対応が可能か確認をしましょう。アルコール飲料が付いたプランの場合、ソフトドリンクの提供も可能か確認します。

できれば事前に会場の下見をする

当日にスムーズな進行をするためにも、事前に会場の下見をするのが理想的です。その際は、あらかじめ会場へ連絡をして下見のためにアポイントを取るようにしましょう。下見をしたい会場が使用中である、担当者が接客中であるなど、突然の訪問には会場側が対応できない場合があります。

開催する時間帯を考える

同窓会を開催する時間帯は、年配者、子育て中の女性が多い場合は昼に、働いている方が多い場合は夜に開催するなど、参加者の世代に合わせて決めると良いでしょう。

プラザエフは、新宿駅と東京駅から約10分、JR四ツ谷駅から徒歩約1分の好立地にあるため、広域から参加者が集まる同窓会の会場におすすめです。予算、人数に応じてさまざまなプランをご用意しておりますので、同窓会の会場をお探しの場合はぜひお気軽にご相談ください。