宴会

幹事初心者必見!
職場の懇親会を企画するときのポイント

社会人になると、上司や先輩から職場の懇親会の幹事を頼まれることがあります。職場の懇親会では参加者の募集、会場の手配、当日の進行まですべてを任されるので責任を持って担当することが大切です。初めて幹事に任命された人は、懇親会を成功させるための企画のポイントをしっかりと把握しましょう。

職場の懇親会の幹事をするメリット

上司や先輩に懇親会の幹事を頼まれたときプレッシャーを感じる人もいるのではないでしょうか? それでも職場の懇親会の幹事は大切な役割であり、経験することで得られるメリットは少なくありません。

たとえば、幹事をすることで自分の名前と顔を職場の皆に覚えてもらえるだけでなく、懇親会の日時、場所などを連絡するために、これまで接点がなかった人と話す機会が増えます。懇親会の準備を通して人脈が広げられるというのは、大きなアドバンテージになるのではないでしょうか。

職場の懇親会を企画するときのポイント

実際に職場の懇親会を企画するときは、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。大切なポイントは主に以下のとおりです。

一緒に幹事を担当してくれる人を探し、役割分担を行う

懇親会の規模が大きければ大きいほど準備することも増えます。一緒に幹事を担当してくれる人を探して役割分担を決めることが大切でしょう。

会場の選定

懇親会の会場を選ぶときはその懇親会の主役、上役の好みに合わせて会場を選び、事前に下見をしましょう。周囲が騒がしい可能性のある居酒屋、レストランは避けたいという場合は、貸し会議室を宴会に利用することも選択肢に入れると良いでしょう。

また、職場の懇親会は友人との飲み会とは違って失敗できません。初めての幹事で不安が多い場合は、会場側の担当者と密に打ち合わせができ当日もサポートがつく貸し会場での宴会がおすすめです。

懇親会中のイベントを考える

ビンゴゲームなど懇親会を盛り上げるためのイベントを企画します。もし余興を誰かに頼む場合は早めにお願いをするのがマナーでしょう。
カラオケなど機材が必要であれば、機材の有無や当日の利用が可能かを事前に会場に確認しておきます。

二次会を開催するかを考えておく

懇親会終了後に二次会を開催するかも忘れずに考えましょう。二次会を開催する場合、部屋を変えて同じ施設内で行えるのか、二次会で使える会場が周辺にあるかどうかを事前にリサーチしましょう。

懇親会成功を目指して当日までにやるべきこと

懇親会の細かな内容が決まったら、できるだけ早く準備をはじめましょう。当日までにやるべきことは主に以下のとおりです。

懇親会がある旨を2回以上リマインドする

参加者が懇親会の日程を忘れないように、懇親会開催の数週間前と2日くらい前にメールや朝礼でリマインドをします。

当日欠席が出た場合のキャンセル料を確認しておく

当日欠席が出た場合に、欠席者利用分のキャンセルが可能か、キャンセル料は発生するのかを確認しておきます。キャンセル料が発生する場合、キャンセル料を誰が負担するのか確認しておきましょう。

集金は懇親会の前までにしておく

懇親会当日に集金をするとお釣りなどの対応に時間がかかり、肝心の懇親会準備に支障が出てしまいます。参加費は事前に集めましょう。

会場側とのすり合わせ

予約日時、会場、金額に間違いがないか、利用にあたっての注意点がないかなどを会場側に確認します。また、楽器など音の出るものを持ち込む場合は事前に会場側へ相談しましょう。

会場の最終確認日までに内容の再確認を行う

人数や備品などの変更がいつまで可能か、最終的な打ち合わせはいつかを確認し、最終確認日前日までに予約内容の再確認を行います。

プラザエフでは各種会議はもちろん、宴会のご利用も可能です。懇親会に関するサポートも行えますので、職場の懇親会を企画する際はプラザエフまでお気軽にご相談ください。