会議

無駄な会議はもう終わり!
会議の効率化の図り方

情報の共有やアイディアを出し合うために、仕事をする上でさまざまな会議が必要になります。その一方で、会議に貴重な時間を使うことで業務に支障が出てしまうケースもあるかもしれません。業務全体の生産性を向上させるためには、まず会議そのものを効率化することが大切でしょう。

効率的な会議を行うためにするべき準備

会議を効率的に進めていくために会議の目的や目指す成果を具体的にイメージした上で、必要な準備を進めていきましょう。

・適切な参加者を選ぶ

会議に参加する人数が多ければ多いほど、スムーズな進行は難しくなるものです。「とりあえず全員参加」ではなく、会議の内容や目的に沿って人選を行い、招集するようにしましょう。

また、重要事項を決める場合は、決定権のある人に参加してもらうことが大切です。決定権を持った人がその場で意思決定を行うことで、会議がスムーズに進行するでしょう。

・司会などの役割分担を決定する

事前に役割分担を決めましょう。自分が司会を担当せずほかの人にお願いする際は、どのような時間配分で会議を進行していきたいのかを共有しておくことが大切です。

・会議参加者に内容の事前連絡を行う

会議の日程が決まったら、なるべく早く参加を依頼しましょう。会議当日までに日数があく場合は、参加者が会議を忘れてほかの予定を入れてしまう可能性があるので、事前連絡を何度か入れてリマインドしておくことが大切です。事前に資料を配布する際と会議前日の連絡が理想的でしょう。

・会議のアジェンダを作成する

会議を行う目的(ゴール)、タイムテーブルなどを決めたアジェンダを作成し、会議に参加する全員へ事前に配布しましょう。参加者から問い合わせやアジェンダの修正を求められる場合があるので、会議の数日前に配布することが理想的でしょう。

・会議のキーパーソンと事前にすり合わせをする

決定権を持ったキーパーソンが会議に参加する場合は、会議の目的や内容を事前に相談しましょう。会議中にキーパーソンが異論などを唱えた際、会議が想定とは別の方向に着地する、長引いてしまうといったことがあります。会議内容についてキーパーソンと事前にすり合わせておき、もし異論などがある場合は会議までにその対応を考えておくことが大切です。

・人数分の資料を準備する

会議に必要な資料は人数分を準備して、アジェンダと一緒に参加者に事前配布しましょう。また、資料はできるだけペーパーレス化を意識して、必要最低限のものを出力しましょう。それ以外のものは、プロジェクターなどを利用することで資源の節約や資料準備の負担を減らせるでしょう。

・社外の会議室を手配する

会議が重苦しい雰囲気になりがち、積極的な議論が進まないという場合は、会議そのものがマンネリ化してしまっているのかもしれません。その場合は、貸し会議室などを利用して場所を変えることで効率アップが期待できます。

・貸し会議室を借りる場合は、事前に会場に資料を送ることが可能か確認をする

当日資料の配布が必要で貸し会議室を利用する場合、持ち運びの手間や忘れ物のリスクを軽減するために、事前に資料を会場に送る方法があります。受け付けてもらえるか、送付にあたっての注意事項はないか、会場側に確認しましょう。

・備品を用意する

プロジェクターやスクリーン、ホワイトボードやホワイトボード用のマーカー、レーザーポインターなど、会議で必要な備品を揃えましょう。アジェンダを参考にして会議の流れを確認しながら、必要な備品を書き出しておくと良いでしょう。また、動作確認が必要な機器は事前にチェックしましょう。備品を一から揃えなくてはいけない場合は、会議に必要なものがすべて備わっている貸し会議室の利用がおすすめです。

会議を効率化する方法

決められた時間内に意味のある会議を行うためには、会議の進め方にも工夫が必要です。

・午前中に会議を行う

効率的に会議を行うのなら、集中力の高い午前中の開催がおすすめです。食後は血糖値の変化により眠気が訪れます。さらに人間の生体リズム上、14時から16時あたりは眠気が強くなると言われており、午前中に比べて集中力が途切れやすい傾向にあると言われています。

・会議の進行役(ファシリテーター)を設置する

会議を行う際、ファシリテーターと呼ばれる進行役を設置するようにしましょう。特に会議に参加する人数が増えるとその分、話が脱線する、まとまりが悪くなるといったことが起きるので、時間配分をしっかりと守る進行役が重要になってくるのです。

・会議の見える化を行う

会議がどう進行するのか参加者全員が理解し行動できるように、アジェンダや資料を配布します。プロジェクターでの資料投影やホワイトボードを使った情報の整理などにより、進行状況も随時確認できるようにします。こういった会議の見える化は、ファシリテーターによる進行をスムーズにし、会議の目的を漏れなく果たすための手助けとなるでしょう。

・時間の経過をアラームで知らせる

複数の議題について話し合う必要のある会議などでは、時間配分をアラームなどで知らせる方法が効果的でしょう。たとえば会議時間が1時間と決まっている場合は、30分後にアラームを鳴らして時間の経過を周知することで、参加者にスピード感を持ってもらえるはずです。

・レイアウトを確認する

会議室のレイアウトも事前確認が必要です。「スクール形式」、「コの字形式」など、会議の目的や内容によって適したレイアウトが異なるため、会議の内容に合ったレイアウトにしましょう。

プラザエフでは、会議の目的に応じた会議室をご提案しています。会議の内容に合わせたレイアウトのご提案もいたしますので、会議室をお探しの際はお気軽にご相談ください。
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