会議

会議を円滑に進行しよう!
ファシリテーターの立ちまわり方

意味のある会議というのは、決められた時間内で目的を達成すること、と言えるかもしれません。それを実現するには優秀なファシリテーターが必要でしょう。ファシリテーターは、会議の舵取りをする操舵手のような存在です。日頃、無駄な会議に時間を取られていると感じている場合は、自らが優秀なファシリテーターとなることを目指し、必要なスキルや実際の立ちまわり方を学んでみましょう。

ファシリテーターとは?

「ファシリテーター(Facilitator)」とは、会議の舵取りをする「議事進行役」のことです。一般的な議長のように決定権があるわけではなく、あくまでも中立な立場で会議が目的に沿って進むようにサポートするため、ファシリテーター自身が主張することは基本的にはありません。
ファシリテーターは会議の参加者からさまざまなアイディアや意見、やる気を引き出し、議論を交わしやすい雰囲気を作るという大切な役割を担っています。

なぜファシリテーターが必要なのか?

ファシリテーターのいない会議では、意見が対立して延々と同じような議論が繰り返される、着地点を見失ってダラダラと話し合いが続く場合があります。これは、参加者がそれぞれ自分の立場で意見を主張してしまい、客観的かつ中立的な立場で会議をリードする人がいないことが原因です。ファシリテーターは、会議の目的に沿って議事を進行し、こうした問題を改善します。

ファシリテーターは中立的な立場で、参加者全員が発言しやすい会議の雰囲気を作るという役割があります。そのため、発言力の強い上司や重役などが参加する会議でも、部下たちが萎縮せず建設的に意見を出し合えるでしょう。

ファシリテーターに求められるスキル

目的に沿って会議を進行していくファシリテーターには、以下のようなスキルが求められると考えられています。

・議題についての知識

ファシリテーターは、話し合いをする議題について知識を持っていることが大切です。議論の内容を理解していないと、話の脱線を防げず、目的を達成するために参加者を導くことができないかもしれません。

・話を要約するスキル

会議では、異なる価値観を持った参加者からさまざまな意見が出されます。ファシリテーターには、類似の意見をひとつにまとめて分類、議題に関係ない意見は保留にし、要約した結果を参加者に伝えながら進行する能力が求められます。

・議題を収束させるスキル

ファシリテーターには、あらかじめ与えられたアジェンダに沿って会議を進行していく役割があります。意見が活発に出ているときでも議事進行上、まとめに入らなくてはいけないこともあるでしょう。そのため、会議の流れを保ったまま、上手に議題を収束させるスキルが求められます。

ファシリテーターの実際の立ちまわり方

ファシリテーターに求められる役割は、大きく分けて「聞く」、「元に戻す」、「まとめる」の3つが挙げられるでしょう。

実際に会議では「はい」、「いいえ」では答えられない質問(オープンクエスチョン)を投げかけ、参加者全員から意見を「聞き出す」ように努めましょう。またその間に会議の流れが議題の本筋から脱線しはじめた場合は、その都度軌道修正を行って会議の流れを「元に戻す」ことが大切です。このようにして参加者から拾い上げた意見を「まとめ」、次の議題に移っていきます。

ファシリテーターとしてやってはいけないこと

ファシリテーターとして会議に参加する際は、以下の点に気をつけましょう。

・会議を滞らせない

ファシリテーターは、アジェンダに沿って会議を進めるのが役割です。話が脱線しないよう、時間配分を誤らないようにし、会議を滞らせないことが大切です。

・主張しすぎない

ファシリテーターは司会進行役に徹します。積極的に自分の意見を主張するのではなく、聞き出す側に徹しましょう。

・少数意見を切り捨てない

ファシリテーターは、常に中立的であることが大切です。少数意見であったとしても参加者全員の意見を平等に聞き出すことを心掛けましょう。

ファシリテーターとして求められるスキルを身に付け、どのようなことに注意すべきか理解して会議を円滑に進めましょう。

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