会議

会議を効率よく進行させるためのアジェンダの書き方

会議の効率化は、多くの企業、団体にとって重要課題です。ところが実際には、毎回話が脱線してしまう、本来決めるべき事案が決まらないなど、ダラダラと長引く会議に頭を悩ませている方もいるのではないでしょうか。そんなときは普段作成しているアジェンダの内容を見直し、参加者全員に会議に対する共通認識を持たせることが大切です。

会議にはなぜアジェンダが必要?

「アジェンダ」とは会議の目的や流れ、目指すべき着地点をまとめた「進行表」のことで、効率よく会議を進めるために不可欠です。アジェンダを作成する目的は、「何のために会議を行い、何を決めるのか?」という点を明確にすることです。会議の目的や流れ、目指すべき着地点を参加者全員で共有することで、話の脱線や、不要な議論を防げます。

また会議の時間配分をアジェンダに入れておくことで、参加者が時間を意識しながらスムーズに会議が進むように発言内容を調整してくれる、というメリットもあるでしょう。

参加者へはどのタイミングでアジェンダを送るべき?

アジェンダは、遅くても会議の3日前までには参加者に配布しましょう。会議の前にアジェンダを配布しておくことで、参加者は自分がどのような意見を求められていて、何を用意すべきなのかを把握できるでしょう。参加者一人ひとりが会議に向けてしっかりと準備をしておくことで、会議の効率は大幅にアップします。

アジェンダの書き方

実際にアジェンダを作成する場合は、最低限以下の項目を盛り込むようにしましょう。

  • 会議名
  • 会議の目的
  • 開催日時
  • 開催場所
  • 参加者
  • 議題、タイムテーブル
  • 配布資料

議題、タイムテーブルには、決定すべき事項(次回アクションを決める、担当者を決める、予算を決めるなど)も書いておき、着地点を明確にしておきます。
このほかにも事前に共有すべきだと感じた項目があれば、随時追加していきましょう。ただ、アジェンダの項目が多くなりすぎると、会議の目的や事前に準備すべきことが分かりにくくなる場合があるので注意しましょう。

アジェンダを書く際に意識すべきポイント

アジェンダは、ただ項目を盛り込めば完成という訳ではありません。以下のポイントを意識して作成しましょう。

・参加者に分かりやすい内容でまとめる

上述したように「会議名」や「目的」、「開催日時」など、会議の目的や内容がしっかりと伝わるように項目を立ててまとめましょう。とはいえ、詳細に書き過ぎ目を通してもらえません。できるだけ簡潔に伝えることが大切です。

・会議の議題はできる限り5つ以内に絞る

会議の参加者は、アジェンダに書かれた議題を確認し事前の準備を行います。話し合う内容が多すぎてしまうと、優先項目が分からなくなってしまうだけでなく、準備の負担が増えてしまいます。ひとつの会議で話し合う議題は、できる限り5つ以内に絞りましょう。

・定期的な会議や形式の似た会議を行う場合は、テンプレートを作成する

定例会議のように定期的に何度も会議を行う場合や形式の似た会議を行う場合は、テンプレートを作成すると良いでしょう。一度作っておけば、次からのアジェンダ作りが楽になります。

・議題は項目を立てて記載する

議論したい内容、決定したい内容は、煩雑にならないよう分かりやすく項目を立てて記載しましょう。

・タイムテーブルは進行時間を考慮し、余裕をもって組む

会議の効率化を意識するあまり、無理のあるタイムテーブルを組んでしまうと、十分に議論が交わされないまま会議が進行してしまうかもしれません。アジェンダに入れる各項目の必要時間を考えた上で、余裕を持った時間配分を組むことが大切です。

会議を効率よく進行させるためには、分かりやすいアジェンダを作成することが大切です。アジェンダはポイントを押さえれば簡単に作成できるので、スムーズに会議を行うためにもぜひ準備しましょう。

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