会議

会議の議事録を書く目的とは?
書き方のコツとは?

社会人として働きはじめると、会議や商談で議事録の作成を頼まれることがあります。ところが議事録を書き慣れていない場合は、いざ書きはじめてみようと思っても何をどのようにまとめれば良いのか分からず、悩んでしまう方も少なくありません。議事録というのは、会議で話し合われた内容や決定事項を共有するための重要な書類です。まずは書き方のポイントをしっかりと理解しておくことが大切です。

議事録を作成する目的と重要性

議事録を作成する大きな目的は、会議や打ち合わせの中身を記録して、その情報を周知、共有することです。会議の内容や討議の経過、決定事項、誰が出席していたかなどをしっかりと記録しておくことで、その会議に出席できなかった人にも必要な情報を正確に伝えられるでしょう。

議事録の書き方

実際に議事録を書く際に必要な項目は、以下のとおりです。

会議名

会議の内容がすぐ把握できる簡潔な名前をつけましょう。

開催日時

後日議事録を見直す際に、その事柄がいつ決定したのかが分かるように記入しておきましょう。

開催場所

社内か、それとも社外で会議室を借りて行ったのかが分かるようにしておくことで、後日別の会議を開催する際に、どの程度の規模なら社外の会議室を借りたら良いかの目安になります。

参加者

会議の参加者名を記入しましょう。クライアントが同席した会議の場合は、クライアント側の参加者から役職順に名前を書きます。クライアント側には敬称を付け、自社の参加者には付けません。名前の最後に議事録を作成する自分の名前を書き、「(記)」を添えておくと良いでしょう。

会議の目的

その会議でどのような内容を討議したのか、簡潔に趣旨や目的を記入しましょう。

決定事項

その会議によってどのようなことが決まったのかを、項目を立てて記入しましょう。

会議の内容

会議の内容を項目ごとに分けて、それぞれの討議内容と発言者の名前を記入しましょう。

議事録を書く際に押さえておくべき6つのポイント

議事録の作成を任された場合は、以下のポイントを押さえておくようにしましょう。

会議のアジェンダを用意する

アジェンダを準備しておくことで、会議の流れに沿って効率良く議事録を作成できます。

ICレコーダーで録音する

会議内容をメモですべてとろうとすると、重要な部分を聞き逃してしまうことがあります。議事録を作成する場合は、ICレコーダーで会議の内容を録音しておくようにしましょう。

メモは要点だけを押さえる

だらだらと会議の内容すべてをメモするのではなく、会議の中でキーになる重要な部分だけを押さえましょう。

議事録の文章は分かりやすく簡潔に書く

会議に参加しなかった人でも内容が理解できるように、簡潔に文章をまとめましょう。長すぎる議事録は読んでもらえないだけでなく、知りたい内容にたどり着くまでに時間がかかってしまうため注意が必要です。

5W1Hを意識する

「What(なにを)」、「Why(なぜ)」、「When(いつ)」、「Where(どこで)」、「Who(だれが)」,「How(どのように)」を意識してまとめることで、内容の抜け漏れを防げるでしょう。

議事録を目的に合わせて作成する

会議で話し合った内容や決まった事柄、次に行うアクションなどを明確にして、必要な人にしっかりと情報が共有されるように作成しましょう。

会議の議事録は、書き方のポイントを押さえれば、討議内容や決定事項が明確で伝わりやすい内容になります。
参加者の人数が多くて社内で会議を行うことが難しい場合は、ぜひプラザエフまでお気軽にお問い合わせください。社内会議をはじめ、商談などさまざまな用途でご利用いただけます。

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