会議

環境を変えて意見を引き出すオフサイトミーティングとは?

定例会議や営業会議など、繰り返し行われる会議の数々。参加者の顔ぶれが同じ場合は会議そのものが習慣化してしまい、メリハリのないまま意見交換が行われているケースも少なくありません。会議のマンネリ化にお悩みの場合は、思い切ってオフサイトミーティングを取り入れてみてはいかがでしょうか。

オフサイトミーティングとは

「オフサイトミーティング(off-site meeting)」というのは、直訳すると「職場と離れたところで行われる会議」のことで、普段行っている定例会議や重要な事案を決める会議などを社外で行うことです。

オフサイトミーティングは、新鮮な気持ちで会議に臨み、率直な意見による議論や新しい発想を生むことを目的としています。

オフサイトミーティングはどこでやるべき?

オフサイトミーティングは「日常の環境から離れた場所」で行うことが大切ですが、場所によってそれぞれメリットやデメリットがあります。

喫茶店

少人数のミーティングであれば、喫茶店などを利用してオフサイトミーティングを行えます。コーヒーや軽食などをオーダできるため、リラックスした雰囲気で話し合いを進められるでしょう。ただし混雑している場合、話が通りにくかったり情報漏洩といったリスクがあります。

旅館

時間的に余裕がある場合は、旅館を利用してオフサイトミーティングを行う方法があります。温泉や食事など魅力的な旅館であれば、開放的な雰囲気を楽しみながら話し合いを進められるでしょう。その一方で仕事の調整や費用面での負担が大きくなるデメリットがあります。

貸し会議室

参加者にとってアクセスしやすい地域を選択でき、予約ができ、参加人数や内容に応じて適したレイアウトや設備がある部屋を選べるのが貸し会議室のおすすめポイントです。決まった利用時間があるため、時間内で会議を成功させようと参加者の意識が高まるというメリットもあります。会議向けに調整された場所なので、椅子や机の配置、備品の充実といった点で環境が良く、自分たちでレイアウトしたり機材を準備したりする必要は少なくて済むでしょう。

オフサイトミーティングを効率化させるための工夫

オフサイトミーティングを効率化するためには、場所だけでなく雰囲気づくりにも少し工夫を加えるのがおすすめです。

軽食の手配

会議の休憩(リフレッシュタイム)中に食べられるちょっとした軽食を手配しましょう。チョコレートなどの甘いものは、集中力を高めるのに効果的です。

飲み物を手配する

軽食と併せて飲み物も手配しましょう。コーヒーや紅茶などカフェインの入った飲み物は眠気覚ましになります。

BGMを流す

普段の会議と違った雰囲気を演出するなら、BGMを流すのも効果的です。ただし、歌詞が気になるものは意識の集中を乱し、音量が大きすぎると参加者の声が聞き取りづらくなるため避けた方が良いでしょう。

席順・レイアウトについて

リラックスした環境を作るためにレイアウトを工夫しましょう。たとえば、あえて机を使わずに椅子だけを丸く並べて全員の顔が見えるように配置する、上座下座を無くすという方法があります。

プラザエフではオフサイトミーティング向けに、コーヒーが付いたお得なプランをご用意しております(20名様までのご利用)。いつもの会議にマンネリや行き詰まりを感じたら、プラザエフでオフサイトミーティングを行ってはいかがでしょうか。
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