会議

会議中に休憩(リフレッシュタイム)をとる重要性

会議参加者の集中力を維持させ、会議をスムーズに進めるために、リフレッシュタイムと呼ばれる休憩時間を積極的に取り入れましょう。ファシリテーターの中には、「休憩する時間をとるなら、議論する時間に回したい」と考える方もいるかもしれません。しかし、会議中にリフレッシュタイムを取り入れることにはさまざまなメリットがあり、結果的に会議の効率化につながるのです。

会議中に休憩(リフレッシュタイム)をとる重要性

社内の定例会議や企画会議にとどまらず、クライアントや仕入先などとの打ち合わせ、キックオフMTGと、仕事をしていると多くの会議への参加が求められます。中には、日々会議に忙殺されている人もいるのではないでしょうか。その結果、少しでも多くの会議をこなそうとするあまり、休憩も挟まず一気に会議を進めてしまうことも……。

しかし、こうした詰め込み型の会議は、生産性の面で言うとそれほど効果があるとは言い切れません。特に時間がかかる会議の場合には、休憩時間を挟んだ方が会議の効率アップにつながるのです。

なぜ、会議中に休憩をとることが重要なのでしょうか。それは、人間が集中力を維持できる時間には限りがあるからです。人が高い集中力を維持できる時間は、一般的に30分~1時間ほどと言われます。本来なら、30分以内に会議を終わらせることが理想的で、30分を過ぎると人間の集中力は低下していくと考えられます。

集中力が低下した状態では、会議を続けてもあまり活発に意見が交わされなくなってしまいます。会議が長引く場合は適宜休憩をとるようにし、参加者の集中力を高めるようにしましょう。

休憩(リフレッシュタイム)をとるタイミングと長さ

実際に会議の途中で休憩をとる場合、どのようなタイミングが効果的なのでしょうか。先にも述べたとおり、人間の集中力は30分~1時間をピークに徐々に低下していきます。その時間を目安にすると、30分~1時間に1回のペースで休憩を挟むことが理想的でしょう。頭をリフレッシュさせることが目的ですから、1回の休憩は5~10分ほどが丁度良いでしょう。

休憩(リフレッシュタイム)中にやると良いこと

集中力を復活させるための休憩中の効果的な過ごし方を紹介いたします。

立ち上がって軽くストレッチ

長時間座ったままでいると血行が悪くなるため、脳に充分な酸素が届かず集中力が低下してしまいます。一度立ち上がり軽いストレッチをしてみましょう。適度に体を動かして筋肉を刺激することで、血行が良くなり集中力が高まるでしょう。

軽食をとる

脳の栄養分が不足すると疲れを感じることや、集中力が低下することがあります。休憩中にチョコレートなどの甘いものを食べて、脳を元気な状態に戻しましょう。もし貸し会議室で会議を行うなら、軽食の手配ができるかどうか、できない場合は持ち込みができるかを事前に確認しましょう。

目を閉じて休む

目を閉じて視覚から入ってくる情報を遮断することで、疲れが癒されるでしょう。休憩中に軽くストレッチをしたら、後は椅子にゆったりと腰掛け、目を閉じて休みましょう。

休憩(リフレッシュタイム)に適した飲食

脳に栄養分を送るためにも、休憩中は軽い飲食をとることがおすすめですが、どのようなものが適しているのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

飲み物

コーヒーにはカフェインが含まれており、疲労を解消する、集中力を高めるなどの効果があるとされています。また、コーヒーと同じくらいカフェインが多く含まれている紅茶もおすすめです。紅茶にはカフェインの他、リラックス効果をもたらすと言われるテアニンが含まれています。テアニンが含まれている飲み物は他にウーロン茶や緑茶などがあります。

貸し会議室を利用する場合は、セルフサービスや施設スタッフが参加者の配膳を行うサービス(セルフサービスか否かにより料金は異なります)などがあります。セルフサービスの場合は、参加者それぞれのタイミングで、飲み物を好きな量だけ取りに行けます。施設スタッフが配膳を行う場合は、あらたまった印象を与えられます。

食べ物

おすすめはケーキ、クッキー、チョコレートなど糖分の多いもの。糖分を摂取することで、脳に栄養分を与えて集中力を高められるからです。ちなみに、米国(系)の会議ではコーヒーやクッキーなどを会場にあらかじめ用意しておき、参加者が自由にとれるようなスタイルが見られます。ただし糖分を摂取しすぎると低血糖になり、逆に脳の働きが下がってしまう可能性があるので注意しましょう。

会議中に休憩をとることで、高い集中力を維持しながら会議に参加できます。
プラザエフでは、事前にご予約いただければサンドイッチやクッキー、ケーキ、和菓子といった軽食のご用意も可能です。お気軽にお問い合わせください。

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