会議

社会人なら知っておきたい!
会議におけるマナーとは?

社会人になると、さまざまな会議に出席する機会が多くなります。社内会議はもちろん、非常に重要なクライアントや株主といったステークホルダーが参加する会議に出席することもあるでしょう。そうした大切な会議では、マナーに十分注意を払いましょう。自分自身の印象はもちろん、会社のイメージにも影響するため、会議におけるマナーに自信がない場合は、事前にしっかりと基本を学んでおくことが大切です。

会議の前に準備しておくべきこと

会議の前に準備すべきことを、主催者側と参加者側でそれぞれ詳しく見ていきましょう。

【主催者側】

参加者に向けた資料の準備

資料は参加人数よりも多めに準備します。当日の流れやアジェンダは、遅くても会議の3日前までには参加者へ配ります。

会議室の場所の確保

人数の都合で社内での会議が難しい場合は、貸し会議室を利用することも検討しましょう。社外の人が参加する場合は、先方が参加しやすい場所を選ぶことが大切です。

身だしなみ

特に社外の人と会議を行う場合は、「清潔感」、「不快感を与えない」、「仕事がしやすい」という3つのポイントを守った服装や髪型を心掛けましょう。

連絡先の共有

貸し会議室など社外で会議を行う場合は、当日に連絡が取れるよう、担当者の携帯電話の番号やメールアドレスを知らせておきましょう。

【参加者側】

会議の時間の確認

会議が何時からはじまるのか、事前に確認しておきましょう。特に、会議室が会社から遠い場合は交通の影響を受けることがあるので、時間に余裕を持ったスケジューリングが大切です。万が一会議に遅れそうになった場合は、他の参加者にどの程度遅れるのかすぐ伝えましょう。会議の進行に影響を与えてしまうのを防ぐためです。

アジェンダの確認

主催者側から事前に送られてきたアジェンダは、会議の2日前までには目を通しておきましょう。不明点がある場合は、できるだけ早く主催者に連絡をして確認することが大切です。

議題内容の確認

会議で話し合う内容や、自分の役割などをしっかりと理解しておきましょう。

身だしなみ

髪型、服装ともに、「清潔感」、「不快感を与えない」、「仕事がしやすい」の3つを意識しましょう。

会議に持参すべきもの

会議では、必要なアイテムを忘れずそろえておくことが大切です。当日使う資料はもちろん、メモ用紙や筆記用具などは持って行きましょう。

また、議事録の作成を任されることもあるため、ICレコーダーを準備しておくと良いでしょう。貸し会議室などを利用して会議を行う場合、筆記用具や録音機器などの貸出しが可能な場合もあるので、事前に確認をしておくと良いでしょう。

主催者のマナー、対応方法

主催者が気をつけておくと良いマナーについて見ていきましょう。

参加者が会議に遅刻してしまったときの対応

色々な理由で参加者が会議に遅刻してしまうことがあります。そんなときは、主催者側の1名を会議室の外で待機させておくと良いでしょう。

もちろん、これは人員に余裕がある場合に限りますが、やむを得ず遅刻してしまった参加者を手際よく会議室へ案内できます。

会議参加者の受付

社外の人が参加する会議では受付を設け、名札や資料、座席表などを配布します。会議を録音、撮影する場合は、ICレコーダーの使用と撮影許可を取っておきましょう。

会議参加者のマナー、対応方法

会議参加者が気をつけておくと良いマナーには、どのようなものがあるのでしょうか。
まず挙げられるのが、連絡先の確認です。貸し会議室など社外で会議を行う場合は、緊急時にも連絡が取れるように、主催者の連絡先を聞いておきましょう。

そして当日やむを得ず遅刻してしまう場合は、必ず電話やメールで連絡をしましょう。連絡をしないと、会議を始めずに主催者と参加者全員で待っている可能性があります。

会議におけるマナーは、主催者側と参加者側で気をつけたい内容が異なります。事前にしっかりと基本を押さえるようにしましょう。
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