会議

初めての国際会議!
押さえておくべき会場選びのポイント

2015年に閣議決定された『「日本再興戦略」改訂2015』の中で、日本政府は「2030年には、アジアNo.1の国際会議開催国としての不動の地位を築く」という目標を掲げています(2017年1月時点の情報です)。そのため、日本で開催される国際会議の数は今後増えていくことが期待されています。

国際会議といっても規模や内容はさまざまですが、魅力的な国際会議を行うためには、会場選びのポイントをしっかりと押さえておくことが大切でしょう。

国際会議とは?

「国際会議」というのは、さまざまな国家間や関係各国の代表者によって行われる会議のことです。会議の内容や参加者によって規模は異なりますが、観光庁が作成した「自治体、コンベンション推進機関、会議施設のための国際会議誘致ガイドブック」によると、主催者の区分によって以下のように分けられます。

官公庁主催

サミットや首脳会議をはじめとする政府間協議のことで、政治や経済など政府が取り組む重要事案について話し合う国際会議を指します。

国際機関主催

国際機関が主催する各団体や加盟国の協議、調整会議などを指します。

学会主催

学術集会や研究発表会など、各専門分野やテーマに応じて開催される国際会議のことを指します。

業界団体主催

各業界団体の年次総会やそれぞれのテーマに応じた発表会など、主に定期的に開催される国際会議を指します。

企業主催

民間企業がそれぞれの目的に応じて行う国際会議のことを指します。ディーラーなど企業の関係者を対象にした会議や顧客を対象にしたセミナーなども含みます。

国際会議の会場選びのポイント

会場選びは、国際会議の成功を左右する大切な項目の一つです。会場の分類としては、国際会議場や貸し会議室などがありますが、まずは以下のポイントをしっかりと押さえた上で適した会場を選定しましょう。

会場の使用目的から考える

展示会を併催するのか、会議をメインで行うのか、目的と用途によってどのような会場が
適しているのかを考えます。

会議の規模

参加者の人数がはっきりすると、会場候補をある程度絞れます。会場の規模や予算などを考慮した上で決定しましょう。

利便性

国際会議では海外からの参加者が多数訪れるため、会場選びの際は、国際空港からアクセスしやすいことが重要なポイントとなります。

同時通訳ができる環境かどうか

国際会議では同時通訳が必要になりますが、会場によっては同時通訳で使う専用の機器が常設されていない場合があります。音声の送受信方式も機器によって異なるので、事前に細かな部分まで確認をしましょう。

設備

マイクやイヤホン、レシーバーなど、会場や控室などで使う機器が人数分そろっているかどうか、録音が可能かどうかの確認をしましょう。あらかじめ、会場の使用計画に沿ってどのような機器や備品を使うのか計画を立てておくと便利です。

飲食について

飲み物や軽食を必要とする場合は、その手配が可能か確認しましょう。手配ができない会場の場合は、持ち込みができるか確認します。

国際会議を行う際に会場と事前にすり合わせすべきこと

国際会議を行う際は事前に会場の下見を行い、細かな点までしっかりと確認することが大切です。事前にすり合わせが必要な項目は、以下のとおりです。

会場のレイアウトの確認

ロの字形式やスクール形式など、どのようなレイアウトが可能なのかを事前に確認しましょう。

通訳者の手配

通訳者の手配を会場に依頼することができるか、できない場合は主催者側で用意をしてもいいかどうかを確認します。

設備の確認

同時通訳に必要な専用の機器やイヤホン、レシーバー、録音機器など国際会議で使いたいものとそれぞれの数量をリストにした上で、会場側とすり合わせを行います。

機器トラブルへの対応

使用している機器に当日トラブルが発生した場合、対応する技術者を会場側が手配してくれるのかを事前に確認します。

当日の流れを確認する

荷物の搬入や会議本番、後片付け、当日のスケジュールを細部までしっかりと会場側とすり合わせをしましょう。

プラザエフでは、国際会議を行うための設備が整っております。国際会議の開催を検討されている場合は、お気軽にご相談ください。
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