会議

株主総会の進め方!
必要な準備と当日の進行

会社法によって、毎事業年度の終了後、一定の時期における開催が義務付けられている「株主総会」。会社の業績について株主に説明を行い、役員人事や今後の方針といった重要事項を決定するため、会社にとっては重要なイベントのひとつとなっています。参加者にとっては株主総会の印象は会社のイメージに直結する部分なので、準備にしっかりと時間をかけて当日の進行を円滑に行うことが大切でしょう。

株主総会に向けて事前に準備しなければいけないこと

株主総会を成功させるためには事前準備が大切です。当日に円滑な進行を行うためにも、以下の項目についてできるだけ早い段階から準備をしましょう。

事務局の決定

株主総会を実際に進行するのは「議長」ですが、事務局は株主総会の当日、議長席の後ろに座り、進行が滞った際にフォローをするなどといった重要な役割を担っています。想定問答にない質問をされるなど、株主から寄せられる想定外の事態に備えるのも事務局の役割です。

シナリオ、想定問答の作成

株主総会当日に質問されそうな内容を想定し、その答えを準備します。当日のシナリオは担当者全員に、想定問答は各質問の担当者へ総会の数日前までに配布しましょう。

会場の手配

株主総会の規模に応じて会場を決定しましょう。当日、役員が株主の目にふれることなく出入りできるように裏口の用意がある会場が理想的です。裏口があると席につくために株主の間を通らなくて済み、激昂した株主に近づくことによる万が一の事態が防げます。また、控室の有無も確認しましょう。

機材の用意

受付カウンター、吊り看板、テーブルクロス、胸章、立て看板、スタンド、マイク、プロジェクター、装花など株主総会の開催に必要な機材や装飾品をすべて書き出し、チェックリストにして準備をします。施設により借りられる機材は異なりますので、事前に確認すると良いでしょう。

事前(当日より前)に予行演習をする

株主総会の本番をスムーズに進行し効率的に終わらせるためには、事前にリハーサルを行うことが大切です。シナリオや想定問答に基づいた練習を繰り返し、予想外のことが極力起きないように準備します。

株主総会当日の進行

株主総会を開催する日が近づいてきたら、当日の進行について具体的な流れを確認すると良いでしょう。以下で、株主総会当日の進行例を紹介します。あくまでも一例ですが、参考にしてください。

議長の就任

議長は会社の社長が就任するのが一般的です。株主への挨拶を行なった後、「当社定款第○条の定めによりまして、私が議長を務めさせていただきます」といった形で議長就任を伝えます。

開会宣言

開会宣言は議長によって「ただいまより、第○回定時株主総会を開会いたします」といった形で宣言されます。

議事署名人決定

会社の定款で議事録への署名を義務付けている場合は、その定款に従って議事録署名人を決定します。

監査報告読み上げ

監査役から監査内容の報告を行います。

事業内容の報告

事業内容の報告を行います。この際、スライドやスクリーンを使用するとわかりやすく伝えられます。

質疑応答

株主との質疑応答へ移ります。その際、株主総会の目的に関係のない質問、説明をすることにより株主共同の利益を著しく害する質問、配布された資料ですでに説明がされている質問に対する回答は行わないなど、質疑応答に関するルールを説明します。

閉会宣言

閉会宣言は議長によって「以上をもちまして、本総会は閉会と致します。本日は誠にありがとうございました」といった形で宣言されます。

株主総会の開催に向けたチェックリスト

株主総会の準備で漏れを防ぐためには、チェックリストを活用するのがおすすめです。以下のように必要な項目を一覧にしたチェックリストを作成しましょう。

  • 事務局の決定
  • 日程の決定
  • 会場の手配
  • 備品の用意
  • シナリオ、想定問答の作成
  • 事前(当日より前)に予行演習をする

プラザエフでは株主総会開催の実績があり、さまざまなサポートが可能です。株主総会の開催をご検討の際は、プラザエフまでお気軽にお問い合わせください。