会議

会議の席次表を作成するメリットと
作成の流れ

クライアントなど社外の方を招待して会議を行う際に、ぜひ準備しておきたいのが「席次表」です。特に参加者同士がはじめて会うような会議の場合は、お互いの名前や肩書きを知ることができる席次表の存在は重要でしょう。

ただし、会議の席次はレイアウトによって異なります。席次表を作成する際は、上座や下座を含め細かなルールをしっかりと把握しましょう。

席次表を作成するメリット

席次表とは、出席される方々の配席を定めた案内表のことです。座席の位置と名前以外にも会社名や部署、役職、簡単な紹介文などを添えることで、はじめて会う参加者同士の円滑なコミュニケーションを手助けできます。

また、議長がいる会議の場合は上座や下座などが通常とは異なるため、席次表がないとどこに座って良いのか分からないという方もいるかもしれません。当日、参加者に気まずい思いをさせないためにも、社外の方を招待して行う会議などの場合は、席次表を作成すると安心でしょう。

上座と下座とは?

席次表を作成するにあたって理解しなくてはいけないのが、「上座」と「下座」についての決まりです。これは、「目上の方やお客様などにはできるだけ良い席に座ってもらう」という日本の文化で、目上の方に対する敬意やお客様に対するおもてなしの気持ちを表しています。その部屋の中で最も良い席を「上座(かみざ)」、目下の人や接待をする側が座る席を「下座(しもざ)」と言います。

会議室のレイアウトによって上座と下座の位置が変わるので、あらかじめ理解することが大切です。代表的な会議室のレイアウトごとに適した上座と下座の位置を詳しく見ていきましょう。ただし、景色が見えるよう窓に向かった席を上座にする、ソファがあればソファを上座にするなど、レイアウトごとの基本とは上座や下座が異なることがあるので注意しましょう。

スクール形式

最前列で演台に近い席が上座、最後列が下座になります。これは、最前列は演台に立つ方の話を聞きやすく、プロジェクターなども見やすいためです。

ロの字形式

出入り口から一番遠い長机における真ん中の座席が上座、次に上座から見て左側、右側の順で上座になります。ただし上座から見て右側、左側の順で上座になるケースもあります。
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コの字形式

机が置かれていない反対側の机の中央が上座、次に上座から見て右側、左側の順で上座になります。

シアター形式

スクール形式と同様に演台に近い最前列が上座、最後列が下座になります。

島型形式

出入り口から一番遠い場所にある島で、かつ長机の真ん中の座席が上座、出入り口に近いほど下座となります。

対面形式

出入り口から遠い側の長机が来客側になり、その中央の座席が上座になります。出入り口に近い側の長机で、出入り口から一番近い座席が下座になります。

正餐形式(せいさんけいしき)

出入り口から一番遠い座席が上座、次に上座から見て右側、左側の順で上座になります。ただし上座から見て左側、右側の順で上座になるケースもあります。

会議の席次表の作成の流れ

レイアウトを把握する

貸し会議室を利用する場合は会場側に事前にレイアウト例を確認させてもらい、席次表作成の元となる大まかな机や椅子の配置を把握しましょう。レイアウトのセッティングは利用者側で行う場合と、会場側で行う場合があります。セッティングを会場側で行う貸し会議室の場合、事前の打ち合わせが必要です。 

会議参加者のリストアップ

会議参加者の名前をリストアップします。このとき役職を確認するのがポイントです。

参加者の配席

エクセルやワードなどのソフトウェアを使って本格的に席次表の作成をはじめる前に、まずは手書きで簡単な席次表を作成して参加者のおおまかな配席をイメージしましょう。

席次表の作成

上座や下座の配置に間違いがなければ、エクセルやワードなどを使って席次表を作成します。配布されているテンプレートを活用すると便利です。

席次表を作るときの注意点

席次表を作成する際は、参加者の名前や会社名、部署、役職などに間違いがないかをよく確認します。クライアントを招待して行う会議の場合、名前や会社名などを間違えると大変失礼になりますので、十分注意しましょう。席次表の作成後に複数人で確認をすれば間違いを防げます。

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