会議

初めてのセミナー開催!
セミナーの準備はなにをすれば良い?

新規顧客獲得、既存顧客への新商品紹介、新しい人材の確保などセミナーを開催する目的はさまざまですが、当日までの準備というのはどのようなセミナーでも基本的に変わりません。しかし、セミナー開催が初めての場合は準備の手順が分からずに慌ててしまうものです。当日になって不備に気付くことがないように、セミナー開催までの流れと準備する内容を明確にしましょう。

セミナー開催を決めたあとから参加者募集前に準備すべきこと

セミナー開催が決まったらできるだけ早く参加者の募集に移りたいところですが、その前に具体的な内容をしっかりと詰めておくことが大切です。

ターゲットの選定、セミナーの内容の決定

セミナーの目的を明確にした上でターゲットにする層とセミナーの内容を決めます。セミナーの開催日が決まったら、同じ日に開催が予定されている他社セミナーの中に似たような内容のものがないかを調査しましょう。似た内容のセミナーがあった場合は規模やターゲットを確認し、自セミナーに影響が出ると判断したら、少し間を空けた日程への再調整を検討しましょう。

セミナー会場の手配

開催日が決まったらできるだけ早くセミナー会場を押さえましょう。その際、セミナーの規模に応じた大きさの会場を手配することが大切です。また、駅の近くなどアクセスの良いところを選ぶこともポイントです。

セミナー会場との打ち合わせ

セミナーの大まかな内容、講師の人数、当日のスケジュール、セミナー会場の設備などについて会場側と打ち合わせをします。その際会場で貸出しているもの、主催者側で用意しなくてはいけないものをそれぞれリストアップしましょう。

セミナー参加者用のエントリーサイト、専用メールアドレスの用意

SNS、ダイレクトメールなどでセミナーの開催を告知する前に、参加申込用のエントリーサイト、専用メールアドレスなどを準備しましょう。

参加者募集用チラシの用意

ダイレクトメール、チラシなどで集客する場合は参加者募集用チラシを作成します。

セミナー参加者募集締切から開催当日までに準備しておくこと

参加者の募集が終了して具体的な参加人数が決定したら、当日に向けて本格的に準備をはじめましょう。

スタッフの決定、打ち合わせ

当日の運営スタッフを決定し各担当を割り振ったら、具体的な動きについて打ち合わせします。

受講者リストを準備する

セミナー参加者のリストを作成しましょう。リストはセミナー当日に受付でも使用します。

参加者へのリマインドメール

セミナー当日までに参加者へリマインドメールを送りましょう。タイミングは、申し込み締め切り直後とセミナー開催日の数日前が理想的です。

資料の用意

セミナー当日に使用する資料は参加人数に加えて予備の分を用意しましょう。セミナー当日までに余裕をもって準備をし、複数人で内容の確認を行います。

セミナー会場でのリハーサル

機材の接続トラブルによるセミナーの中断を防ぐため、セミナー会場でリハーサルを行いましょう。考えられる機材の接続トラブルとその対処法を細かくチェックします。
事前にリハーサルを行う場合はセミナー会場の予約が別途必要になるので、できるだけ早い段階でセミナー会場側へ連絡をしましょう。

参加者特典の準備

参加者特典をつける場合は忘れずに準備しましょう。セミナーの告知段階で、参加者特典があることを参加者募集用チラシや告知メールなどに記載するとなお良いでしょう。

プラザエフはJR四ツ谷駅前にあり、東京駅や新宿駅からJR中央線を使って約10分でお越しになれます。規模に応じた会議室が選択でき、セミナーに必要な設備が充実しています。セミナーの成功に向けて準備を滞りなく行うためにも、プラザエフを利用してはいかがでしょうか。