貸し会議室

何処を重視する? 貸し会議室の選び方

社外向けの説明会やセミナー、社内向けの勉強会などで大きい会場が必要な場合、選択肢の一つとして「貸し会議室」の利用が挙げられます。貸し会議室と言っても、施設によってサービスの内容や設備が異なるので、開催するイベントの内容に応じた貸し会議室を選ぶ必要があります。

ここでは、貸し会議室選びで重視すべきポイントについてご紹介します。最後にチェックシートがありますので、貸し会議室を借りる際にご活用ください。

貸し会議室を選ぶときに重視すべきポイント

貸し会議室を選ぶ際、ホームページなどでサービスの内容や設備を確認してみましょう。不明な点がある場合は、あらかじめ問い合わせをすることをおすすめします。
以下で、実際に貸し会議室を選ぶときに重視すべきポイントを見ていきましょう。

・アクセスの良さ

会場までの路線の本数、最寄り駅からの所要時間などを調べ、アクセスの良い貸し会議室を選びましょう。特に、土地勘のない人でも分かりやすい場所にあることが大切です。

・予算内に収まるかどうか

貸し会議室によって、基本料金に含まれているサービス内容が異なります。必要な機材の料金を事前に確認しましょう。機材名や金額を正確に把握するため、見積もりを請求することをおすすめします。

・時間設定は適切か

貸し会議室によって、9時~12時、13時~17時など規定の時間枠があります。準備や片づけも含めた利用予定時間に合う枠があるか確認しましょう。追加の室料を支払えば1時間単位で増やせる場合もあります。

・会場の大きさは適切か

貸し会議室の大きさはある程度の余裕を持っておくと安心です。たとえば、予約なしに参加が可能なセミナーは、来場者の人数が増えることも想定した貸し会議室を確保しましょう。内覧可能であれば、会場の下見をして大きさが適切かどうかを確認しましょう。その際は、必ず会場へ事前に連絡をして下見のためにアポイントを取りましょう。下見をしたい会場が使用中である、担当者が接客中であるなど、突然の訪問には会場側が対応できない場合があります。

・機材の貸出しは可能か

机や椅子のほか、プロジェクターやスクリーン、マイク、演台、音響機材など必要な機材が借りられるかを確認しましょう。会場側の機材と持ち込み機材の接続時に正常に作動するかも事前に確認します。例えば会場側のパソコンに持ち込みの外部記憶装置を接続したい場合、USBの端子は合うか、ファイルが開けるかなどを実際に試してみると安心です。その際は事前に施設に連絡を入れましょう。

・機材の持ち込みは可能か

パソコンやプロジェクターなどの機材の持ち込みが可能かどうかを確認しましょう。電気の使用量が大きい機材を持ち込む場合は、あらかじめ施設に問い合わせをしましょう。また、インターネットに接続する場合は、ネットワーク環境の有無も確認が必要です。

・会場内での飲食は可能か、また注文はできるか

会場内で飲食ができるか、またその場合、お弁当や軽食を注文できるか確認しましょう。

・大きな音を出すことが可能か

大きな音を出す場合は、事前に施設に問い合わせをしましょう。

・資料の事前預かりは可能か

資料や機材を事前に施設に預かってもらえるかどうかを確認しましょう。

貸し会議室を選ぶときに活用できるチェックリスト

貸し会議室を選ぶ際は、事前に以下の項目を確認しましょう。

  • アクセスは良いか
  • 予算内に収まるか
  • 時間設定は適切か
  • 会場の大きさは適切か
  • 機材の貸出しは可能か
  • 機材の持ち込みは可能か
  • 会場内での飲食は可能か、また注文はできるか
  • 大きな音を出すことが可能か
  • 資料の事前預かりが可能か
  • 駐車場はあるか、また料金は発生するか
  • キャンセル料はいつから発生するか

プラザエフは、JR四ツ谷駅前で、東京駅からもJR中央線を使って10分でお越しになれます。また、機材の貸出し、飲食提供をはじめ、お客様のご要望にお応えします。貸し会議室を利用する際は、ぜひプラザエフをご利用ください。
728×90-2